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Leifheit Jahresfinanzbericht 2014

74 Jahresfinanzbericht 2014 Leifheit-KonzernKonzernlagebericht | Chancen- und Risikobericht Internes Kontroll- und Risikomanagement­system im Rechnungs­legungsprozess Das interne Kontrollsystem (IKS) ist ein integraler Bestand- teil des Risikomanagementsystems. Unser Handbuch zum IKS definiert die Gestaltung des internen Kontroll-, Steuerungs- und Überwachungssystems für alle wesent­ lichen Geschäftsprozesse im Unternehmen und beschreibt die Aufbauorganisation. Unser Ziel ist die systematische Gestaltung und Dokumentation von Kontrollmaßnahmen in den Prozessen zur Einhaltung von Gesetzen, Normen und Richtlinien, zur Vermeidung von Vermögensschäden sowie zur Sicherstellung der Funktionsfähigkeit und Wirtschaft- lichkeit der Geschäftsprozesse. Dem IKS-Beauftragten obliegt die inhaltliche Ausgestaltung des Systems. Er koordiniert die IKS-Aufgaben und stellt die zentrale Doku- mentation sicher. Die Prozessverantwortlichen sorgen für die durchgängig korrekte und vollständige Dokumentation der wesentlichen Prozessrisiken sowie für die Wirksamkeit, Effektivität und Durchführung der adäquaten definierten Kontrollen. Neben Richtlinien und ­Arbeitsanweisungen sind Risikokontrollmatrizen das zentrale Element der risiko­relevanten Prozesse. Sie ­definieren die wesent­ lichen Risiken in den Prozessen, die Risikoanalyse sowie die nötigen Kontrollen und Kontrollverantwortlichkeiten. Dabei werden das Prinzip der Funktionstrennung und das Vieraugenprinzip streng beachtet. Mit dem internen Kontroll- und Risikomanagement­system für die Rechnungslegung verfolgen wir das Ziel, die ge- setzlichen Vorgaben, die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung sowie die Regeln der International Financial Reporting Standards (IFRS) sowie des IKS zu gewähr­ leisten und einheitlich umzusetzen. Unser internes Kontroll- und Risikomanagementsystem für die Rechnungslegung ist in das unternehmensweite Risikomanagementsystem eingebettet. Mit den Organisations-, Kontroll- und Über- wachungsstrukturen stellen wir sicher, dass unternehme- rische Sachverhalte gesetzmäßig erfasst, aufbereitet und analysiert sowie in den Einzel- und Konzernabschluss übernommen werden. Darüber hinaus umfasst unser System Richtlinien, Vorge- hensweisen und Maßnahmen, die sicherstellen sollen, dass unsere Rechnungslegung den Gesetzen und Normen ent- spricht. Hierzu analysieren wir neue Gesetze, Rechnungs- legungsstandards und andere Verlautba­rungen, deren Nichtbeachtung ein wesentliches Risiko für die Ordnungs- mäßigkeit unserer Rechnungslegung dar­stellen würde. Die Konzernabteilung Rechnungswesen gibt konzern­ weit einheitliche Bilanzierungs- und Bewertungsmetho- den im Konzernhandbuch zur Rechnungslegung nach IFRS vor. Diese Richtlinien bilden gemeinsam mit dem Terminplan zur Abschlusserstellung die Grundlagen für den Abschlusserstellungsprozess. Entsprechend diesem müssen alle Konzerngesellschaften und Buchungskreise ihre Ab­schlüsse dem Konzernrechnungswesen in der ­konzernweit eingesetzten Konsolidierungssoftware vor- legen. Die Tochtergesellschaften und Buchungskreise sind für die Einhaltung der konzernweit gültigen Rechnungs­ legungsvorschriften in ihren Abschlüssen zuständig und werden hierbei vom Konzernrechnungswesen unterstützt und überwacht. Sie führen die Abstimmung konzern­ interner Forderungen und Verbindlichkeiten sowie Liefer- und ­Leistungsbeziehungen gemäß den Konzernrichtlinien durch. Die Konsolidierung wird vom Konzernrechnungswesen durchgeführt. Darüber hinaus greifen wir auf externe Dienstleister zurück, beispielsweise für die Bewertung von Pensionsverpflichtungen oder Long-Term-­Incentive- Vergütungen. Die mit der Finanzberichterstattung beauf- tragten Mitarbeiter sind mit unseren internen Richtlinien und Prozessen vertraut und werden regelmäßig geschult. Unser IKS umfasst separat den Prozess der Abschluss- und Konzernabschlusserstellung. In den entsprechenden Risikokontrollmatrizen sind die Risiken und Kontrollen definiert. Hierzu gehören Maßnahmen wie IT-gestützte und manuelle Kontrollen und Abstimmungen, die Einrichtung von Funktionstrennung und Vieraugenprinzip, Zugriffs­ regelungen in den IT-Systemen sowie Überwachung. Zweck des IKS für die Rechnungslegung und Finanz­ berichterstattung ist es, mit hinreichender Sicherheit zu gewährleisten, dass die Finanzberichterstattung zuver­ lässig ist und dass der Einzel- sowie der Konzernabschluss ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage vermitteln. Im Rahmen von internen Revisionsprojekten werden ­prozess- und funktionsbezogene Elemente des IKS jeweils mit einbezogen.

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